Welches Medium hat sich für die Langzeitarchivierung bewährt?
Langzeitarchivierung Datenträger
Das entscheidende Kriterium für eine dauerhafte Archivierung ist die planbare Haltbarkeit der Information, die es zu speichern gilt. Die Haltbarkeit richtet sich maßgeblich nach der Lebensdauer der verwendeten Speichermedien. Konzepte zur Langzeitarchivierung müssen also auch die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlusts für einen angemessenen Zeitraum berücksichtigen. Das Archivieren elektronischer Dokumente im Geschäftsalltag erfordert oftmals nicht nur eine steuerrechtliche Aufbewahrungsplicht, sondern auch eine datenschutzrechtliche Löschpflicht. Das Speichern von Daten auf Festplatten, CDs oder DVDs ist in den meisten Fällen vollig ausreichend. Externe Festplatten, die nicht ständigen Lese- und Schreibzyklen ausgesetzt sind, speichern Daten über einen Zeitraum von 10 Jahren recht zuverlässig und können ohne großen Aufwand vollständig und sicher gelöscht werden. Eine externe Festplatte eignet sich nicht zuletzt deshalb hervorragend für ein regelmäßiges Backup, weil das Mounting bzw. Unmounting mit dem Betriebssystem zuverlässig über das USB-Protokoll des Computers geschehen kann. Außerdem kann sehr einfach eine physische Trennung zwischen dem Entstehungsort der Daten (PC oder Server) und dem Lagerort der Daten (Büro oder Archiv) hergestellt werden. USB-Sticks, CDs, DVDs und Festplatten haben allerdings zwei entscheidende Nachteile:
Die Lebensdauer ist entscheidend!
Bei Defekt des Datentägers gehen alle Informationen auf einmal verloren. Das kann dann ganz schnell riesige Datenverluste mit sich bringen, wie folgende Rechnung verdeutlicht: Ein durchschnittliches PDF-Dokument bringt es auf etwa 200 Kilobyte Speichergröße. Auf eine Festplatte mit 1Terrabyte passen 5 Millionen Dokumente davon. Festplatten mit 5 TB entsprechend 25 Millionen Dokumente! Keine der genannten Speichermedien speichert Daten zuverlässig Daten länger als 10 Jahre. Die begrenze Lebensdauer von digitalen Speichermedien und dem Risiko des plötzlichen, totalen Datenverlusts, macht Festplatten und Co. zu einem denkbar ungeeigenten Mittel für die Langzeitarchivierung. Auch wenn der Digitalisierungswahn scheinbar nicht aufzuhalten ist, alternativlos ist er nicht! Auch im Jahr 2022 muss man auf bewährte analoge, also optische Speichermedien nicht verzichten. Vielen von Ihnen wird der beliebte und gleichzeitig gehasste Mikrofilm noch ein Begriff sein. Er war perfekt geeignet für die optische Archivierung von Dokumenten und Bildern. Besonders als Farbfilm konnte er mit seinem hohen Dichteumfang eine große Menge an Information pro Bild speichern. Aktuell ist er nur noch in S/W erhältlich, mit all seinen Nachteilen in der Handhabung. Inbesodere die aufwendige Behandlung mit Entwicklerchemikalien nach der Belichtung und die Lagerung in Klimaschränken beziehungsweise in speziell klimatisierten Räumen, macht den Mikrofilm nicht unbedingt zum besten Freund des Archivars. Er ist jedoch, wie alle analogen Speichermedien, als Backup zur digitalen Datenhaltung unverzichtbar.
Gibt es praktische Alternativen zur digitalen Langzeitarchivierung?
Im Folgenden stellen wir Ihnen einige weitere Möglichkeiten vor, wie das Archivieren von digitalen Dokumenten oder Fotos auch ohne den Einsatz von externen Festplatten gelingen kann. Die nachstehende Tabelle vergleicht die Eigenschaften unterschiedlicher Datenträger auf die Eignung zur Langzeitarchivierung.
