Langzeitarchivierung Datenträger

Geht es um die Langzeitarchivierung von Daten auf digitalen Datenträgern, gibt es ein paar Grundregeln zu beachten. Wir zeigen Ihnen, wie es am sichersten gelingt.
Wer verderbliche Lebensmittel für lange Zeit aufbewahren möchte, muss diese konservieren. Sollen Informationen für lange Zeit aufbewahrt werden, müssen diese ebenso konserviert werden. 

1. Datensicherung

Langzeitarchivierung beginnt bereits mit der Datensicherung. Überlegen Sie sich, wo überall digitale Daten entstehen. Fast alle Systeme haben die Tücke, dass Sie diese dort nicht mehr vollständig herausbekommen. Dieser Effekt heißt "vendor login."

DMS

Stellen Sie sicher, dass Sie auch ohne das Dokumentenmanagementsystem Zugriff auf alle Dokumente haben. Nutzen Sie regelmäßig alle zur Verfügung stehenden Exportschnittstellen.

Datenbanken

Nutzen Sie regelmäßig bereitgestellte Exportfunktionen. Ermitteln Sie, welche wichtigen Informationen nicht exportiert werden können. Fertigen Sie Screenshots an.

Cloud Services

Bei Webanwendungen ist die Datensicherung am wichtigsten. Prüfen Sie genau, in welche Abhängigkeit Sie sich begeben. Verfahren Sie wie bei Datenbanken.

E-Mail

Jede wichtige E-Mail mit Vereinbarungen, Beweiskraft oder zur Erfüllung von Nachweispflichten sollte zusätzlich als PDF im Vorgang gespeichert werden.

Office Dokumente

Speichern Sie Office Dokumente nicht nur im jeweiligen Format. Erzeugen Sie vom letzen Bearbeitungsstand immer auch ein zusätzliches PDF.

Sonstige Software

Fast jede Anwendung erzeugt ihr eigenes Dateiformat. Sind Ihre Daten gefangen im System, sprechen Sie uns an. Wir holen Ihre Daten da raus!

Archivierung digitaler Daten

Bei unserer täglichen Arbeit mit einem PC oder MAC generieren wir ständig neue Informationen. Diese Informationen werden dann in elektronischen Dokumenten auf dem Computer, einem USB-Stick oder einer Festplatte gespeichert. Bei der Erstellung dieser Dokumente kommen viele unterschiedliche Dateiformate zum Einsatz. Um einen langfristigen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen und Metadaten zu gewährleisten, muss die fehlerfreie Interpretation dieser Objekte gewährleistet sein. Je länger ein digitales Dokument gespeichert werden soll, desto größer ist der Aufwand, das Speichermedium lesbar zu halten.

Anforderungen an das Langzeitarchiv

Während es Privatpersonen vor allem darum geht, digitale Fotos an die nächste Generation weiterzugeben, haben Unternehmen, Bibliotheken, Museen und Archive besondere Ansprüche an die langfristige Verfügbarkeit von Dokumenten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an Langzeitarchive. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, wie etwa die Aufbewahrungspflicht nach §147 AO für das Finanzamt. Dementsprechend müssen auch elektronische Dokumente authentisch, also revisionssicher archiviert werden.

Warum digitale Archive anfällig sind

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Die meisten Archive setzen auf eine rein digitale Archivierung. Doch diese vermeintliche Lösung birgt erhebliche Risiken. Durch die ausschließliche Abhängigkeit von digitalen Technologien und deren ständiger Weiterentwicklung sind Ihre Daten anfällig für Datenverlust. Hardwareausfälle, Software-Inkompatibilitäten und Cyberangriffe können Ihre wertvollen Informationen zerstören. In unserem Video zeigen wir Ihnen die Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung auf und stellen Ihnen alternative Lösungen vor, die Ihre Daten langfristig schützen.

Datenträger für die Langzeitarchivierung

Moderne digitale Speichermedien sind nicht für die Langzeitarchivierung geeignet. Elektronische Speichergeräte wie Festplatten, CDs (Compact Disks) und DVDs (Digital Versatile Discs) haben eine durchschnittliche Lebensdauer von weniger als 10 Jahren. Über eine Speicherdauer von 10 Jahren hinaus sprechen wir bereits von Langzeitarchivierung. Sofern gesetzlich vorgeschrieben, müssen Nutzer den Zugriff auf digitale Dokumente für bis zu 30 Jahre sicherstellen. In diesem Zusammenhang ist die Informationstechnologie gefordert, vertrauenswürdige Daten bereitzustellen. Grundlage für vertrauenswürdige Daten sind revisionssichere Langzeitarchive. Die Archivierung digitaler Dokumente ist jedoch anspruchsvoll, da die Dokumente auf den Speichermedien bei der Migration regelmäßig kopiert werden müssen. Andernfalls gehen sie bei einem Ausfall des Speichersystems früher oder später vollständig verloren. Man könnte meinen, dass die Langzeitarchivierung für externe, Cloud-basierte Speicherlösungen gewährleistet ist. Dies mag für die automatisierte Migration von Daten auf Serverfestplatten zutreffen. Eine Softwareanpassung findet jedoch nicht statt. Bei archium haben wir kürzlich versucht, Dateien im Word 95-Format mit Office 365 zu öffnen – ohne Erfolg. Das Format wird nicht mehr unterstützt! Angebliche Datenträger zur digitalen Langzeitarchivierung wie Magnetbänder (Lebensdauer 30 Jahre) oder die M-Disc (Millennial Disk, Haltbarkeit 1.000 Jahre) gewährleisten keine langfristige Verfügbarkeit von Hard- und Software zur authentischen Interpretation der archivierten Dateiformate.

Auf der Suche nach einer Lösung

Interessenverbände wie NESTOR und Behörden wie das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) versuchen seit vielen Jahren, verlässliche Antworten auf die offenen Fragen der digitalen Langzeitarchivierung zu finden. Sie leisten wertvolle Arbeit, um die Öffentlichkeit für dieses wichtige Thema zu sensibilisieren. Eine Zertifizierung mit dem Data Seal of Approval (DSA) mag heute nett sein, garantiert aber keinen Schutz vor Datenverlust in der Zukunft. Mit zunehmendem Alter archivierter digitaler Daten wird der nicht zu vermeidende Prozess der Erhaltung der Lesbarkeit unkalkulierbar teuer.

Zur Lösung

Digitale Archivierung ist nur hybrid wirklich sicher

Diesen Unsicherheiten in der Langzeitarchivierung begegnen wir mit „Digital Definition“. Dieser Workflow beschreibt die Übertragung digital gespeicherter Informationen auf analoge Medien, inklusive der zugehörigen Metadaten der Dokumente. In Archiven sensibler Bereiche ist die analoge Mikroverfilmung seit Jahrzehnten die sicherste Form der langfristigen Dokumentenarchivierung. Dazu zählen unter anderem Kraftwerke, Baubehörden, Flugzeughersteller sowie Banken und Versicherungen. Die Kombination aus der „arTUX Archivdatenbank“ und dem „armaGETON Magazinbuch“ auf Papier garantiert bereits heute den späteren Zugriff auf die Informationen im Langzeitarchiv.

Charakteristische Eigenschaften von Speichermedien

Papier Keramik Mikrofilm eStorage
Trägermaterial Papier nach DIN ISO 9706 gehärtetes Keramiksubstrat Polyester Festplatte
Formate 210x297mm (DIN A4) 95x95mm
105x148mm (DIN A6) 		105x148mm (Microfiche)
35mmx30m (Rollfilm) 		/
Haltbarkeit 200 Jahre 100.000 Jahre 500 Jahre 2-10 Jahre
Nutzung als Speichermedium 2.000 Jahre 12.000 Jahre 150 Jahre 30 Jahre

Um den langfristigen Erhalt digital gespeicherter Informationen zu gewährleisten, müssen diese auf einem analogen Datenträger archiviert werden. Die Speicherdauer hängt dabei ausschließlich von der physikalischen Degradation des Mediums selbst ab und nicht von komplexen Entschlüsselungstechnologien, um die Lesbarkeit der Dokumente für den Menschen wiederherzustellen. Zudem sind analoge Datenträger relativ resistent gegen einen spontanen, vollständigen Informationsverlust.

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Eigenschaften analoger Datenträger

  • hohe Alterungsbeständigkeit
  • vertretbarer Handhabungsaufwand
  • Authentizität der Wiedergabe
  • maschinell beschreibbar
  • lesbar durch den Menschen
  • lesbar auch bei Stromausfall oder Blackout
  • unabhängig von Technologie zur Lesbarmachung
  • anerkannt zur Erfüllung von Nachweispflichten
  • hohe Fälschungssicherheit
  • schleichender Alterungsprozess
  • Interpretationsmöglichkeit bei Beschädigung
  • keine digitale Verschlüsselung durch Trojaner
  • kein Informationsdiebstahl bei Hackerangriff
  • kein Migrationsaufwand (Zeit und Geld)
  • kein Risiko des spontanen, totalen Informationsverlustes
  • kalkulierbare Kosten der Langzeitarchivierung
  • klimaschonend durch energielose Speicherung
  • seit Jahrtausenden millionenfach bewährt in Archiven aller Welt zur Sicherung von Kulturgut

Nutzen Sie die Möglichkeiten der Langzeitarchivierung mit den Microsheets von archium.

Unsere innovative Lösung bietet unübertroffene Haltbarkeit und Effizienz und ermöglicht Ihnen die Speicherung großer Datenmengen auf kompaktem Raum. Selbst hochauflösende Bilder können jahrhundertelang sicher aufbewahrt werden.

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archium GmbH

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